Créer un bon de commande dans SAP : tutoriel pas-à-pas

Créer un bon de commande dans SAP est l'une des opérations les plus fréquentes dans les services achats. Que vous débutiez avec SAP ou que vous souhaitiez consolider vos connaissances, ce tutoriel complet vous guide pas-à-pas à travers la transaction ME21N — l'outil central pour créer une commande d'achat dans SAP MM.

À la fin de ce tutoriel, vous saurez créer un bon de commande SAP de A à Z : sélectionner le type de document, renseigner le fournisseur, ajouter des lignes d'articles, saisir les prix et imputations, et valider la commande pour déclencher le processus d'approvisionnement.

Pourquoi utiliser ME21N pour créer un bon de commande SAP ?

La transaction ME21N (ME = Module Entrepôt / Materials Management, 21 = créer une commande, N = nouvelle version de l'écran) est la transaction standard pour créer des commandes d'achat dans SAP. Elle remplace l'ancienne transaction ME21 et propose une interface à onglets plus ergonomique.

ME21N est utilisée pour :

• Les commandes de marchandises standard (type NB)
• Les commandes de sous-traitance (type UB)
• Les commandes de services (avec lignes de service)
• Les commandes sur contrat cadre (appels sur ME31K)

C'est la transaction que tout acheteur SAP doit maîtriser. Elle concentre toutes les données clés d'une commande et déclenche le flux complet du procure-to-pay.

Prérequis avant de créer un bon de commande SAP

Avant d'ouvrir ME21N, assurez-vous d'avoir les informations suivantes :

1. Le numéro de fournisseur (ou les données suffisantes pour le rechercher)
2. L'organisation d'achat associée à votre entité
3. Le groupe d'acheteurs auquel vous appartenez
4. Le numéro d'article (ou la description si vous travaillez sans fiche matière)
5. La quantité à commander
6. Le prix unitaire attendu
7. La date de livraison souhaitée
8. L'imputation : centre de coût, ordre interne ou compte G/L selon votre organisation

Si vous ne disposez pas de ces informations, votre SAP peut bloquer la création ou générer des erreurs de validation. Préparez ces données avant de commencer.

Étape 1 : Ouvrir la transaction ME21N

Pour créer un bon de commande SAP avec ME21N :

1. Connectez-vous à SAP
2. Dans la barre de commandes en haut à gauche, tapez /nME21N (ou simplement ME21N si vous êtes déjà sur un écran vide)
3. Appuyez sur Entrée

L'écran de création de commande d'achat s'ouvre. Vous verrez trois zones principales :

• L'en-tête de la commande (fournisseur, organisation d'achat, conditions générales)
• Le tableau des postes (lignes d'articles à commander)
• Les onglets de détail qui varient selon le poste sélectionné

Étape 2 : Sélectionner le type de commande d'achat

Dans la zone Type de document en haut de l'écran, sélectionnez le type de commande correspondant à votre cas :

Type	Description
NB	Commande normale (standard)
FO	Commande sur contrat cadre
UB	Commande de transfert de stock entre usines
ZXXX	Types personnalisés créés par votre organisation

Pour la majorité des achats courants, vous utiliserez le type NB (Normalbestellung en allemand = commande normale).

Étape 3 : Renseigner les données de l'en-tête

L'en-tête de la commande contient les informations qui s'appliquent à l'ensemble du document.

Fournisseur (Vendor)

Saisissez le numéro de fournisseur dans le champ Fournisseur. Si vous ne connaissez pas le numéro, utilisez la touche F4 pour ouvrir la fenêtre de recherche. Vous pouvez rechercher par nom, ville, pays ou numéro fiscal.

Après la saisie du fournisseur, SAP remplit automatiquement plusieurs champs à partir de la fiche fournisseur : devise, conditions de paiement, adresse de livraison.

Organisation d'achat et groupe d'acheteurs

• Organisation d'achat (Purchasing Org.) : identifie l'entité responsable des achats. Exemple : 1000 pour France.
• Groupe d'acheteurs : identifie l'équipe ou l'individu responsable. Exemple : 001 pour achats généraux.

Ces deux champs sont obligatoires et doivent correspondre à votre habilitation SAP.

Date de la commande

La date de la commande est remplie automatiquement avec la date du jour. Vous pouvez la modifier si nécessaire.

Étape 4 : Saisir les postes de la commande

Les postes (ou lignes) de la commande correspondent aux articles ou services à commander. Pour chaque poste :

Numéro d'article

Saisissez le numéro d'article dans la colonne Article (Material). Si vous connaissez le numéro exact, saisissez-le directement. Sinon, utilisez F4 pour rechercher par description ou caractéristiques.

Cas particulier : si vous commandez sans fiche matière (article de type texte), laissez le champ Article vide et saisissez une description dans la colonne Texte de poste courte description.

Quantité commandée

Saisissez la quantité dans la colonne correspondante. L'unité de mesure est récupérée automatiquement depuis la fiche matière (ex. : PC pour pièce, KG pour kilogramme, M pour mètre).

Prix net

Saisissez le prix net unitaire convenu avec le fournisseur. SAP peut aussi proposer un prix automatiquement s'il existe un info-record fournisseur-article (ME11).

Date de livraison souhaitée

Indiquez la date de livraison attendue pour ce poste. SAP peut la calculer automatiquement à partir d'un délai de livraison configuré dans l'info-record.

Centre et emplacement de stockage

• Centre (Plant) : identifie l'usine ou le site de destination
• Emplacement de stockage : identifie le lieu de stockage dans le centre

Ces deux champs déterminent où la marchandise doit être livrée et réceptionnée dans SAP.

Étape 5 : Renseigner l'imputation comptable

L'imputation (Account Assignment) indique où les coûts de la commande doivent être imputés dans SAP FI/CO. Elle est obligatoire pour certains types d'achats (services, immobilisations, achats consommables sans stock).

Dans l'onglet Imput. (ou en saisissant directement la catégorie d'imputation) :

Catégorie	Description	Exemple
K	Centre de coût	4100
F	Ordre interne	100234
P	Projet WBS	P-2024-001
A	Immobilisation	100001-0

Si la catégorie d'imputation est K (centre de coût), vous devez renseigner :

• Le centre de coût de réception
• Le compte G/L (compte général) sur lequel la charge sera comptabilisée

Étape 6 : Vérifier les conditions de livraison (onglet En-tête)

Dans l'onglet Conditions de l'en-tête, vérifiez :

• Les conditions de paiement (ex. : 30 jours net, escompte 2% à 10 jours)
• La devise de la commande
• Les Incoterms si applicable (EXW, CIF, DDP, etc.)

Ces données sont généralement remplies automatiquement depuis la fiche fournisseur, mais vous pouvez les modifier pour cette commande spécifique.

Étape 7 : Sauvegarder et valider la commande

Une fois toutes les informations renseignées :

1. Vérifiez les messages d'avertissement en bas de l'écran (icône jaune ou rouge)
2. Corrigez les erreurs éventuelles avant de sauvegarder
3. Cliquez sur Enregistrer (icône disquette) ou appuyez sur Ctrl+S

SAP attribue automatiquement un numéro de commande (généralement dans la plage 45XXXXXXXX). Ce numéro apparaît dans la barre de statut en bas de l'écran.

Notez ce numéro — il sera nécessaire pour la réception des marchandises dans MIGO et pour la vérification de facture dans MIRO.

Étape 8 : Imprimer ou envoyer la commande au fournisseur

Après sauvegarde, vous pouvez envoyer la commande au fournisseur :

1. Dans ME23N, ouvrez la commande créée
2. Allez dans le menu Messages → Afficher les messages (ou accédez à l'onglet correspondant)
3. Si un message d'impression est configuré, SAP peut l'envoyer par email, fax ou EDI automatiquement
4. Vous pouvez aussi imprimer manuellement via Impression dans le menu

La configuration des messages de commande dépend du paramétrage de votre organisation (procédure de messages, condition de sortie, médium).

Erreurs courantes lors de la création d'une commande SAP

Erreur	Cause probable	Solution
"Fournisseur inconnu"	Numéro fournisseur inexistant ou bloqué	Vérifier XK03, contacter gestionnaire données
"Article non géré en stocks"	Type d'article incompatible	Utiliser catégorie d'imputation
"Centre non valide"	Centre non habilité pour cet org. achat	Vérifier habilitations avec admin SAP
"Prix manquant"	Pas d'info-record ni de prix saisi	Saisir le prix manuellement ou créer ME11
"Imputation incorrecte"	Centre de coût inexistant ou bloqué	Vérifier dans la comptabilité de gestion

Ce qui se passe après la création de la commande

Une fois votre bon de commande SAP créé, voici les étapes suivantes dans le cycle P2P :

1. Approbation (si workflow configuré) : la commande est envoyée en validation selon les seuils définis
2. Envoi au fournisseur : par email, EDI ou portail fournisseur
3. Confirmation fournisseur : accusé de réception avec confirmation délai dans ME22N
4. Réception de marchandises (MIGO, mouvement 101) : lors de l'arrivée physique des articles
5. Vérification de facture (MIRO) : rapprochement commande/réception/facture
6. Paiement : traitement via F110 dans SAP FI

Conclusion

Créer un bon de commande SAP avec ME21N n'est pas difficile une fois que vous connaissez la structure de l'écran et les données requises. Ce tutoriel pas-à-pas vous a guidé à travers toutes les étapes : ouverture de la transaction, sélection du fournisseur, saisie des postes, imputation comptable et validation finale.

Pour aller plus loin avec des exercices pratiques, des captures d'écran détaillées de tous les écrans SAP et des scénarios complets du procure-to-pay, téléchargez notre guide PDF SAP MM achat.

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